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Disponer de una bola de cristal mágica debe ser, por mucho, la fantasía más frecuente entre quienes ejercen la toma de decisiones en una organización. Si un ejecutivo pudiese ver el futuro, con seguridad tomaría medidas más eficientes para alcanzar los objetivos empresariales, pero, dejando de lado la pitonisa de feria, ¿con qué instrumentos puede contar un gerente para diseñar las estrategias que llevarán a la empresa a obtener su cuota del mercado cubrir las necesidades de los clientes más exigentes? Una combinación de aplicaciones de tecnologías de información (TI) tiene la respuesta.  

Desde hace varias décadas los sistemas de gestión empresarial vienen perfeccionándose para hacer más fácil la vida de las personas en una compañía. La capacidad de transformar datos en información y la información en conocimiento convierten las soluciones CRM (Customer Relationship Management), ERP (Enterprise Resource Planning) y BI (Business Intelligence) en un factor imprescindible para la sobrevivencia de la organización.  

Procesos optimizados 

La implantación del ERP adecuado propicia una gestión óptima en los diferentes sectores de la compañíaUn sistema de este tipo provee información centralizada en tiempo real, lo que elimina barreras entre departamentos y habilita a ejecutivos para la definición de las pautas a seguir; automatiza operaciones y enlaza acciones entre diferentes áreasprovee informes; permite hacer predicciones de la demanda; disminuye la tasa de errores de factor humano; admite administrar desde los recursos humanos hasta los almacenes y mejora el servicio al cliente al proporcionar información precisa sobre órdenes. ERP simplifica procesos y sistemas redundantes, lo que conlleva a reducir los costos de la empresa. 

Mejores relaciones con los clientes 

CRM ayuda a generar experiencias más ricas con los clientes. Con su aprovechamiento cabal es posible tener una fuerza de ventas más facultada y productiva; establecer comunicación con los seguidores de la marca en los diferentes puntos de venta, así como integrar la planificación, presupuesto y seguimiento de las campañas de marketing. El alcance que tienen determinados CRM hace que sea viable gestionar las redes sociales corporativas desde cualquier dispositivo y lugar. Al ser una solución enfocada 100% en el cliente facilita acciones de fidelización. Por excelencia, esta es la herramienta que permite escuchar mejor al usuario para lograr su satisfacción, convertir leads en clientes explorar nuevos mercados. 

El complemento inteligente 

BI se nutre de los datos que extrae y analiza de sistemas transaccionales u operacionales para generar la información estructurada que dará a la empresa una visión 360 del negocio y fundamentará su toma de decisiones. BI reúne, depura y transforma datos de operaciones diarias en el conocimiento que permitirá obtener una ventaja competitiva. Esta solución hace directivos más capacitados; convierte un escenario de incertidumbre y riesgo en un ambiente de certeza y ayuda a aprovechar las oportunidades del entorno. La flexibilidad de las plataformas actuales y su carácter visual hacen que su manejo sea tan sencillo como dinámico 

Visto así, la combinación de CRM, ERP y BI es lo más parecido a un oráculo que un ejecutivo puede tener a disposición, es un apoyo clave para el nivel estratégico de la organización. Omitir la integración de estos elementos es darle la espalda al crecimiento, puede significar tanto caminar con los ojos vendados como arar en el mar.

Una tecnología obsoleta puede generar pérdidas enormes en las empresas. La postura de cambiar la infraestructura tecnológica cuando los equipoo sistemas lo único que presentason fallas no favorece para nada el ahorro. Por el contrario, expone a la organización a sucumbir ante un mercado sumamente dinámico y signado por la innovación. Pero, asumir una renovación tecnológica no es sencillo, sobre todo cuando el mundo vive una nueva revolución industrial y términos como transformación digital y nube copan los escenarios corporativos. 

Cuando los directores de una compañía estudian qué soluciones podrían renovar su modelo operativo de TI para favorecer el negocio, emergen diversas interrogantes. La respuesta de algunas llega a influir ponderadamente la toma de decisiones. 

1. ¿mo se beneficia mi empresa con la nube? 

La nube es un motor importante de la transformación digital. Las soluciones alojadas en ella tienen la habilidad de ser ampliadas o reducidas con facilidad y según el ritmo de crecimiento de la organización. Los servicios se adquieren en función de la cantidad de usuarios o funcionalidades. No requiere una infraestructura similar a la requerida por los servicios on premise, lo que beneficia el ahorroAdicionalmente, la modalidad de contratación bajo demanda libera a la empresa de afrontar costos fijos y licencias perpetuas. También permite mitigar riesgos porque es el proveedor de servicios quien asume la responsabilidad de actualizar la plataforma. Estas cualidades, aunadas a la facilidad de uso, rápida implantación y flexibilidad terminan de cerrar la idea de la nube como opción para la organización que busca aumentar la agilidad. 

2. ¿Está la compañía preparada para el cambio? 

La espera puede ser fatal. El costo real de la inactividad puede superar al costo por actuar al respecto. Con frecuencia, las interrogantes frente a la renovación de la tecnología retrasan las decisiones y desenmarañan cuestiones adicionales que van desde el modelo de inversión hasta la calidad de los datos. De cualquier forma, se precisa repasar las estrategias de negocio; conocer el nivel de madurez en TI, y formular una estrategia que alinee las tecnologías con el negocio. De esta manera es más fácil implementar sistemas que realmente aporten valor. Por otro lado, al momento de pensar en la preparación de la empresa, es indispensable considerar a los colaboradores y los procesos que estos deben atravesar, puesto que sin las personas no puede haber transformación. 

 3. ¿Cómo preservar la infraestructura en TI en función del negocio? 

Ya sea que la compañía busque sistemas modernos para la planeación de los recursos empresariales (ERP), para la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) o para la inteligencia de negocios (BI), un aspecto clave para preservar la infraestructura está en las capacidades de integración y flexibilidad. Son los sistemas que tienen la habilidad de trabajar con múltiples lenguajes, con fuentes de diferentes orígenes y crecer o adaptarse sin perder la calidad (escalabilidad) los que facilitan que la empresa preserve la infraestructura que sustenta la actividad comercial y permite responder con mayor agilidad a las exigencias del mercado. Tales características son propias de las soluciones desarrolladas por firmas de clase mundial. En este sentido, lo sugerido es contar con soluciones de corporaciones de larga data en materia de investigación y desarrollo de software. 

Decidir en qué y cómo invertir puede resultar inquietante. De cualquier modo, contar con la asesoría adecuada ablanda el camino para la organización. 

Business Intelligence (BI) es mucho más que una simple herramienta de visualización con acceso a información estructurada. Su implementación y cabal aprovechamiento pueden llegar, inclusive, a transformar el modelo de negocio de la compañía. 

Eproyecto para implantar una solución de inteligencia de negocios preferiblemente debe contemplarse y desarrollarse de acuerdo con el modelo de gestión empresarial adoptado. De esta forma, la tecnología podrá ser integrada como un complemento funcional de la organización y su contribución para el mejoramiento de ésta será sustancial. No obstante, independientemente de las características y funcionamiento de la empresa, sea que trabaje bajo un modelo de calidad total o uno tradicional, existe una serie de puntos que deben ser atendidopara implementar célebremente un sistema de este tipo.

¿Qué se debe tener en cuenta para la implantación exitosa de BI? 

  1. Se debe establecer por qué y para qué se quiere la solución. No se trata sólo de ser innovador porque es uno de los términos que actualmente más suena en el plano empresarial; se trata de comprender y ejercer la transformación digital de manera superior, al punto de lograr realmente una evolución en el negocio. 
  2. Es preciso planificar. Para ello se debe conocer el estado de situación de la empresasaber con qué sistemas transaccionales u operacionales se cuenta, definir objetivos, metas, determinar qué elementos deben ser controlados, las áreas de la compañía a integrar, acciones a desarrollarcronogramas, etc. 
  3. Se debe asignar responsabilidades tomando en cuenta cuáles son las herramientas más adecuadas para el usuario: visualización, análisis, planificación. Para esto se debe comunicar a la organización sobre latransformaciones y objetivos propuestoscanalizando con mesura la resistencia que comúnmente brota en los períodos de cambio. 
  4. Es indispensable capacitar a los usuarios sobre las herramientas y soluciones escogidas bajo una filosofía de supervisión y acción permanente, lo cual permitirá verificar el cumplimiento de los objetivos o aplicar los paliativos necesarios para llevar el nuevo sistema a puerto seguro. 
  5. Para escoger al aliado de negocio, por criterios referentes a seguridad y escalabilidad, se sugiere ubicar un proveedor de soluciones de clase mundial, que cuente en su haber con un número significativo de implantaciones realizadas, referencias de clientes y ofrezca un soporte eficiente. 
  6. Entre los conceptos a considerar en el presupuesto de implantación se debe tener claro el costo total de licencias, los costos del personal asignado al proyecto, los costos por infraestructura técnica y otros costos relacionados con entrenamientos, soporte o actualizaciones. 

La tecnología bien gestionada puede y debe ser una ventaja competitiva. Abordar con orden y claridad los puntos anteriores ayudará a la empresa a contar efectivamente con Business Intelligence como un recurso capaz de descubrir oportunidades con base en información sólida y confiable, fortalecer la inversión y despertar la sagacidad en quienes ejercen la toma de decisiones. 

Con seguridad, al encender una lámpara muy pocos se deben preguntar cómo es posible que la luz llegue hasta ese objeto. Lo mismo ocurre cuando se emplean tecnologías de la información, es frecuente encontrar usuarios que simplemente dan por sentado que “el sistema” tiene las respuestas, pero muy pocos se preguntan cómo es el proceso informático para lograr que la información se halle disponible justo cuando es requerida. En el caso de las soluciones Business Intelligence (BI), lo que hace posible la obtención de información de las operaciones de la empresa son las fuentes de datos, que pueden definirse como los puntos de abastecimiento de datos con información potencialmente útil para el análisis de un proceso de negocio de la compañía. Los sistemas BI se alimentan de fuentes de donde extraen, transforman y cargan datos en repositorios dimensionales. Estas características, propias de los paquetes de integración de BIparten de los datamart (base de datos centrada en un tema o un área de negocio específica), cuyos datos son explotados por medio de herramientas para la visualización (informes tabulares, gráficas, dashboards, etc.) y de manera que los usuarios no expertos en tecnología puedan comprender para construir por sí mismos los informes. 

Los paquetes de extracción, transformación y carga (ETL por sus siglas en inglés) permiten nutrirse de una diversidad de fuentes de las cuales se extraen y analizan los datos según las reglas de negocio prescritas en la misma lógica del paquete. Lo usual es abastecerse de la información generada en los sistemas CRM (Customer Relationship Management) y ERP (Enterprise Resource Planning). Sin embargo, en ocasiones también se precisa emplear orígenes de herramientas como Excel, sobre todo cuando un usuario requiere acceder a información que no ha sido almacenada en las bases transaccionales u operacionales; sino en la tradicional hoja de cálculo de Microsoft. Por otro lado, en los últimos tiempos se ha visto cómo las empresas han ido aumentando su consideración por las fuentes disponibles a través de internet (open data, Internet de las Cosas, redes sociales), las cuales, al lograr ser integradas con la solución BI implantada en la compañía, pueden complementar significativamente el trabajo de CRM.  

Una plataforma BI bien diseñada aumenta la capacidad de la organización para tomar mejores decisionesUna solución de este tipo puede incluir bases de datos de clientes, información de la cadena de suministro, manufactura, datos de producto, actividades de ventas, marketing y cualquier otra fuente que se considere crítica para las operaciones. Comprender de dónde los sistemas de análisis se sirven las respuestas ayudará a que los usuarios den mayor valor a la inversión y cuiden mejor el tratamiento de uno de los principales activos de la compañía: la información.  

La nube es uno de los motores más importantes de la transformación digital y ha permitido la habilitación del Internet de las Cosas, la inteligencia artificial, la realidad aumentada y el big data, lo que ha dado paso tanto a la creación de nuevos modelos de negocio como a una relación hombre-máquina más cercana y productiva. 

La nueva era basada de computación en la nube que la humanidad está viviendo se ve manifestada en las ciudades, gobiernos y sectores productivos. La forma en que las personas interactúan con la tecnología ha evolucionado para definir la cuarta revolución industrial y dar la posibilidad a la empresa de crecer con rapidez. Sin embargo, muchos ejecutivos todavía se encuentran cautelosos acerca de trasladar su modelo de TI a esta modalidadEsta postura aleja a la organización de una serie de beneficios y ventajas que inciden en su productividad y competitividad. 

Por el contrario, una empresa que decide migrar encuentra entre sus virtudes: 

  • Los requerimientos de infraestructura, al ser más simples, permiten a la compañía reducir gastos en hardware. 
  • La capacidad de integración facilita al usuario trabajar con diversas aplicaciones empresariales como ERP, CRM, e-commerce, BI. 
  • Opera con otros tipos de lenguaje y sobre diversas plataformas. 
  • Lflexibilidad y movilidad que ofrece optimiza el trabajo remoto. 
  • Los datos se pueden recuperar desde cualquier instalación. 
  • La implantación es rápida y de bajo riesgo. 
  • Es hiperescalable: detecta necesidades y escala de forma automática. 
  • El servicio está disponible para el usuario prácticamente todo el tiempo. 
  • La modalidad de contratación bajo demanda la hace accesible para buena parte de las pymes. 
  • La seguridad es de primer nivel (cifrado, protocolos, control de tráfico global, privacidad en el desarrollo de software). 

La nube es una herramienta que cada vez se integra más al entorno corporativo. Sus características la hacen viable para la compañía que busca administrar los procesos de negocio con mayor agilidad. 

 Una empresa que decida no manejar “arriba” su información sencillamente verá limitado su crecimiento y perderá ventaja en el mercado actual. La nube como elemento de modernización de los lugares de trabajo no debe ser vista como una moda, sino como una práctica de la innovación que empodera a los usuarios y los hace más eficientes, lo que indefectiblemente impacta para bien a la organización. 

Por lo general, en una organización se opta por implantar Business Intelligence (BI) para apoyar a los sectores de marketing y finanzas; no obstante, en los últimos tiempos el alcance de esta solución ha desplegado para el área de los recursos humanos todo un abanico de posibilidades para optimizar la administración de personal y hacer de la empresa un modelo de gestión en este aspecto. 

 

Los desafíos que el sector de los RRHH debe afrontar se han ido transformando conforme avanzan los mercados y los colaboradores denotan cambios generacionales. Frente al dinamismo del entorno, la retención del talento es una regla de oro para alcanzar el éxito empresarial. Para adecuarse a la realidad con mayor agilidad y atractivo para los profesionales y diversos públicos, la gestión de capital humano debe abordar cuestiones como el reconocimiento a las diversidades y la inclusión; nuevos modelos retributivos; cambios en las formas de trabajo; seguridad de la información, y la globalidad del talento. 

 

Comúnmente, los departamentos de recursos humanos acumulan una cantidad extensa de datos sobre las personas, información que cubre todo el ciclo de vida de éstas en la organización. Este cúmulo de datos puede contener desde la dirección hasta el uso del tiempo y los recursos que cada miembro de la compañía emplea durante su desempeño, por lo que saber analizar y explotar el conocimiento generado a partir de la solución BI en beneficio del negocio significa una revolución corporativa. 

 

 

Business Intelligence facilita enormemente la recopilación y análisis de datos sobre los empleados. Ofrece un conocimiento profundo sobre la empresa y sus colaboradores, y tiene la capacidad de predecir resultados. Entre la multiplicidad de datos que se admiten manejar con BI resaltan, por ejemplo, el rendimiento de un trabajador; promociones o ascensos; tendencias salariales; competencias individuales; formación realizada; uso de recursos; tiempo y costo de reclutamiento, etc. Puede predecir resultados sobre productividad o el tiempo que permanecerá alguien en la compañía. Trascender de la llana emisión de hojas de cálculo a un análisis adecuado ayudará a alinear estratégicamente a los trabajadores con los objetivos corporativos. 

 

De hecho, las posibilidades que para el departamento de RRHH supone BI y la conjunción con otros conceptos analíticos relacionados entre sí (big data, KPI, cuadros de mando) han dado paso al término talent analytics, tendencia emergente cuya inversión ya es priorizada por algunas grandes empresas para retener a los mejores trabajadores, aquellos que toman mejores decisiones y generan valor. 

 

Superar los retos de la analítica enfocada en el talento e integrada al resto del negocio es, sin duda, una de las mayores misiones del área de recursos humanos para elevar su protagonismo en la organización y participar activamente en su mejora 

Cuando hablamos de Recursos Humanos y Business Intelligence (BI) todavía muchas empresas no entienden la relación. Y es que hay industrias en que resulta familiar hablar de procesos automatizados y análisis predictivo, sobre todo en manufactureras o firmas financieras. Sin embargo, en general, el sector de RR. HH. registra un rezago en materia tecnológica que lo mantiene aún alejado de las bondades de BI.

 

El concepto de Business Intelligence se refiere al uso de tecnologías para la recopilación, integración, análisis y presentación de datos e información para orientar la toma de decisiones. BI ofrece la información para que el usuario, basándose en estadísticas guardadas, lleve a cabo una acción determinada.

 

Cuando una nueva nave industrial debe ser ocupada o, quizás, una petrolera debe echar a andar una refinería, con seguridad los responsables de RR. HH. sentirán una enorme presión. No es para menos. Cientos de candidatos deberán responder a una serie de requerimientos que, si no son bien manejados, pueden afectar la productividad y el éxito empresarial. De allí que los esfuerzos por disponer de la tecnología para encontrar a las personas correctas apunten a la vanguardia y a la innovación. Más aun, considerando lo cambiante del mercado laboral.

 

Recursos Humanos y Business Intelligence

 

En entornos con plantillas de colaboradores numerosas, tener a mano soluciones basadas en inteligencia de negocios ayuda a optimizar considerablemente las labores de RR. HH. Al punto de posicionar a la empresa como referente en cuanto a la calidad de sus procesos de contratación. Las áreas de aplicación donde los beneficios de BI se pueden materializar son tres. Si se observa bien, cubren todas las funciones del departamento.

 

  1. Planificación y control del talento: sistemas de planificación de turnos de trabajo y monitoreo de tiempo y asistencia.
  2. Administración de personal: implica pagos y manejo de nómina, así como la gestión de compensaciones y beneficios.
  3. Gestión del talento en todo su ciclo: desde la selección e incorporación de la persona hasta el desarrollo y evaluación del rendimiento.

 

Cuadros de mando en RR. HH.

 

Por medio de tableros personalizados se puede ver todo lo concerniente al personal para tomar decisiones informadas y facilitar procesos de negocio en distintos niveles. Por lo general, lo que más buscan visualizar los responsables de RR. HH. en los paneles son:

 

  1. Costos (evolución, perfil, nivel, demografía)
  2. Plantilla (estructura laboral y rotación)
  3. Absentismo (situación e impacto económico, causas, predicción)
  4. Gestión (formación del talento, alineación con objetivos de negocio)

 

Lo que se quiere alcanzar es un control en los procesos de la A a la Z, a la vez que se favorecen los indicadores clave. Dado que es imposible saber cuándo pueda surgir un inconveniente o alguna dirección requiera un dato en particular, es preciso que el sistema empleado integre herramientas analíticas que permitan convertir tareas engorrosas en fáciles y rápidas consultas. Asimismo, que evolucionen hasta incorporar inteligencia artificial. Con el análisis predictivo es posible conocer cuánto tiempo se estima que esté un trabajador en un puesto. También si la tasa de ausencia laboral aumentará en una temporada específica.

 

Encontrar a las personas correctas es la gran labor de RR. HH; mantener un marco de eficiencia que impacte el proyecto empresarial, la de BI.

 

Microsoft Dynamics 365 Human Resources

 

Microsoft Dynamics 365 Human Resources es el módulo en RR. HH. ubicado en la suite empresarial Dynamics 365 creado especialmente para potenciar a los equipos de trabajo y apoyarlos en su crecimiento dentro de la organización. Conozca más y transforme su gestión: si sus empleados triunfan, también triunfa su negocio.