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Las organizaciones cada vez necesitan más información en menos tiempo –para ayer–, lo que demanda no solo un departamento de finanzas actualizado al respecto del equipamiento tecnológico, sino una verdadera transformación digital que reoriente las acciones de la compañía de cara a un crecimiento exponencial.

Frente a los planteamientos del entorno digital, Finanzas como área funcional de la empresa sufre una presión importante. Dado que de ese departamento se desprenden orientaciones vitales relativas a la inversión y financiamiento de la organización, la gestión debe fundamentarse en decisiones bien informadas, factibles de tomar gracias a las herramientas que la informática ha puesto sobre la mesa y al liderazgo de quienes comprenden que, en plena revolución 4.0, la infraestructura de comunicaciones y el procesamiento de datos son esenciales para la empresa que busca encabezar su sector.

El impacto de las tecnologías de información (TI) sobre la gestión económico financiera en la organización no tiene precedentes. Resulta clave para experimentar mejoras significativas en la compañía explorar las funcionalidades que los sistemas de información integrados presentan. Estos proponen una plataforma única de crecimiento empresarial capaz de vincular datos e información de áreas diversas como Ventas, departamento por el que, por ejemplo, Finanzas ya no debe esperar si desea realizar un reporte sobre ingresos.

Los aspectos que en Finanzas son enriquecidos con la digitalización y la implantación de soluciones como ERP son varios. En esencia, se identifican cinco.

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Facturación

El empleo de determinados instrumentos permite automatizar procesos, lo que ayuda a optimizar tiempos y recursos. Los colaboradores suelen aumentar la eficiencia; los errores de factor humano, disminuir.

Tesorería

Con la solución adecuada, las empresas pueden controlar de forma exhaustiva los gastos e ingresos: impacto en tesorería (rentabilidad, liquidez, riesgo); también realizar análisis de riesgo y análisis predictivo.

Contabilidad

La automatización de procesos permite llevar la contabilidad financiera (generación de estados contables) y la contabilidad de costos (asociados a los procesos) de manera más ágil.

Regulación

La automatización igualmente otorga mayor control en términos de cumplimiento regulatorio y de administración de riesgos. La posibilidad de integrar datos de diferentes orígenes ayuda notablemente a estar siempre al día.

Planificación financiera

Las soluciones actuales facilitan realizar análisis inteligentes en función de la estrategia corporativa, basados estos en la situación actualizada de la empresa y los cambios del entorno económico y de los agentes.

Una vez que la compañía sube a la ola digital, la incidencia de la tecnología sobre las finanzas toca tanto lo operativo como lo estratégico. A esto vale sumarle la anticipación como factor sustancial que es facilitado por las TI.

Si bien el tema de la modernización, la digitalización y la transformación digital tiene rato sonando en el sector corporativo, no todas las organizaciones han cursado todos los procesos para ubicarse en la denominada era digital. Aquellas que ya lo han hecho seguramente se llevan la mayor cuota del mercado; las que no, se exponen a riesgos crecientes asociados con la competitividad.

 

 

El contexto actual de los mercados exige que la empresa sea altamente competitiva. Esto significa generar mayor valor para los clientes; mejorar la eficiencia; conectar mejor con los colaboradores, y aumentar las oportunidades de negocio. Para lograrlo, la incorporación de la tecnología resulta crucial, e implica un proceso de transformación digital cuya gestión requiere un abordaje tanto estratégico como operativo.

Independientemente de la filosofía empresarial y la naturaleza de la organización, existen cuatro aspectos clave para tratar la transformación digital de manera exitosa. Estos estriban en las distintas áreas funcionales de la compañía y tienen la capacidad de generar valor para el negocio.

1.Marketing

Antes, el papel del marketing radicaba sobre todo en crear comunicaciones y campañas para promover productos o servicios, pero el auge del internet y los cambios en el comportamiento de los consumidores han cambiado esa realidad. Hoy, las empresas que desean posicionarse deben trascender del marketing tradicional al marketing digital y diseñar estrategias más profundas enfocadas en el estudio, conversión y fidelización de clientes.

Se trata de un desafío que requiere mayores análisis de mercado y automatización de tareas para lograr la personalización, para lo cual, la tecnología pone a disposición diversas herramientas, como los sistemas para la gestión de las relaciones con los clientes (CRM), que ayudan a establecer mayores puntos de contacto y venta con los usuarios o seguidores de una marca, crear relaciones duraderas con ellos y aumentar la satisfacción.

2.Recursos humanos

Liderar la transformación digital desde los recursos humanos implica actuar en una doble vía: por un lado, desde el punto de vista interno, analizando recursos para llevar a cabo actividades. Por el otro, mirando hacia fuera, estudiando la forma de captar talento. Al incorporar lo digital, la experiencia de las personas mejora.

Cada vez es más usual en las organizaciones emplear soluciones que integran interesantes funcionalidades para el área. Los sistemas para la planeación de los recursos empresariales (ERP) permiten gestionar campañas de reclutamiento; medir niveles de eficiencia; detectar carencias o aptitudes; administrar y hacer seguimiento de actividades formativas, etc. Igualmente, hacen más fácil el manejo de nóminas y retribuciones, lo que admite integrarse con las funcionalidades de contabilidad. Los sistemas de inteligencia de negocios (BI), de igual forma, facilitan la recopilación y análisis de datos de todos los empleados, sobre todo en los grandes corporativos.

3.Operaciones

Las compañías que buscan crecer de manera exponencial difícilmente puedan lograr la meta si no se modernizan. Esto consiste en renovar las formas de hacer de la organización a fin de elevar la productividad y la experiencia del cliente, lo que puede manifestarse en un comercio móvil, información en tiempo real y atención personalizada, por ejemplo.

La transformación digital ha definido sobre las operaciones un nuevo modelo de negocio centrado en datos e información, aspectos que bien gestionados habilita la expansión de la empresa. Si bien no se trata de un proceso fácil porque requiere alinear procesos, personas y tecnologías, es algo ya imprescindible que vale la pena experimentar. Soluciones informáticas ideales para mejorar las operaciones son ERP y BI, o aquellas que integran todas sus funcionalidades en una misma plataforma.

4.Finanzas

Quizás, el área financiera sea la que provea la información más importante para la toma de decisiones, por lo tanto, los ejecutivos deben tener la capacidad de recopilar datos y crear informes en forma rápida y eficiente.

Una empresa que asume la transformación digital encuentra con la adopción de determinadas tecnologías que puede gestionar con agilidad todo lo relativo a la contabilidad, activos, pagos, cobros y tesorería, por lo que no resulta descabellado desear implantar un sistema ERP para lograrlo. Abordar la transformación digital considerando este aspecto facilita el empleo de herramientas para hacer diagnósticos con el apoyo de indicadores y gráficos que ofrecen una visión certera de la realidad; conocer con antelación las necesidades de caja; anticipar cierres de ejercicio para aprovechar beneficios fiscales; disminuir errores de factor humano, así como predecir cuestiones para mejorar negociaciones.

Las organizaciones deben enfrentarse constantemente al cambio de la realidad. Aquellas con mejor liderazgo y que perciben lo digital como parte de su estrategia son las que llegan a adaptarse mejor a la vorágine comercial y corporativa.

La consultoría en tecnologías de información (TI) resulta esencial para las empresas cuyos procesos se apoyan en herramientas informáticas, es decir, para prácticamente todas las organizaciones de los sectores manufactura, distribución, retail, finanzas, gobierno y educación.

Para una organización, escoger la empresa consultora que la guiará y acompañará en el proceso de adopción de tecnologías o de la transformación digital es una tarea delicada que no debe ser tomada a la ligera. Encontrar al consultor idóneo puede tomar cierto tiempo, y ante los recursos que suelen estar en juego, como tiempo y dinero, lo más adecuado es no apresurarse y hacer una revisión del negocio; estudiar sus requerimientos, y evaluar los beneficios de cada opción, así como sus ventajas competitivas.

Para agilizar la toma de decisiones y finalmente seleccionar la empresa consultora apropiada -aquella que más que un proveedor sea un aliado de negocios-, se ha identificado una serie de aspectos clave a considerar:

  1. Años de experiencia. Un consultor con varios años en el mercado, seguramente cuente con una mayor capacidad para atender las necesidades y resolver oportunamente los problemas en cada fase del proyecto de implantación.
  2. Implantaciones exitosas. Cuenta tanto la calidad como la cantidad. El número de implantaciones exitosas es un indicador del nivel de excelencia de los servicios ofrecidos por la consultora.
  3. Especialización técnica. Conocer hondamente una materia empodera al proveedor para brindar la solución que mejor se ajusta a los requerimientos de la empresa que solicita el servicio. La preparación debe ser permanente.
  4. Certificaciones. Son el respaldo del saber e indican la sensatez con que son asumidos los proyectos en la organización. Generan credibilidad y confianza.
  5. Conocimiento de la industria. En un mercado dinámico, conocer el rubro o sector es vital para implementar la solución tecnológica más adecuada que ayudará a la compañía a afrontar los escenarios con seguridad.
  6. Habilidad comunicativa. Implica saber escuchar y aprovechar efectivamente la retroalimentación para cumplir tanto con los objetivos de la implantación como para establecer relaciones duraderas con el cliente.
  7. Metodología probada. Implica la elaboración de un plan detallado. Debe contemplar fases ya ensayadas de diagnóstico, análisis, diseño, construcción, implantación y operación de la solución.
  8. Habilidad para resolver problemas. La perspicacia ganada con los años de experiencia, las implantaciones exitosas, el nivel de especialización y la metodología probada forman un equipo consultor capaz de realizar adecuaciones y solucionar imprevistos con agilidad.
  9. Confianza. Generada en gran medida a partir de los años de experiencia y certificaciones de la consultora. Igualmente, por la empatía y el interés en el negocio manifestados por el proveedor.
  10. Soporte. Contar en todo momento con asistencia técnica y soporte vía telefónica, remota o en sitio hará que la empresa que adopta las tecnologías mantenga sus plataformas a tono para agilizar sus operaciones y ofrecer a sus clientes experiencias memorables.
  11. Responsabilidad financiera, normativa y social. Una empresa de primer nivel puede distinguirse por la manera en que aborda estos aspectos, indicadores de su seriedad y compromiso.

Una empresa que cumpla con estas pautas seguramente brindará un acompañamiento que propiciará el aprovechamiento cabal de la inversión en ERP, CRM o BI.