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La transformación digital de las empresas ha hecho que profesionales de diversas áreas deban adaptarse a nuevos desafíosRecursos Humanos no está exenta de esa realidad. Quienes están a cargo de la gestión del capital humano deben mantenerse en constante evolución para cumplir la misión de atraer y retener al talento ideal para la organización, lo que implica repasar los procesos e incorporar prácticas derivadas de las tecnologías de información (TI); pero la verdad es que subirse a ola digital no siempre resulta sencillo.  

 

Formar parte de la revolución 4.0 requiere aplicar una serie de métodos y herramientas que pueden resultar complejas para muchas personas, esto es porque no todo se trata de inversión, sino también de habilidades; ademásporque suelen aparecer puntos en contra que amenazan con las tareas cotidianas si no se tienen los medios para gestionarlos. Un ejemplo común de lo anterior es la cantidad de información que RR. HH. debe manejar, misma que, dada la dinámica del áreaes todo el tiempo creciente y podría resultar abrumadora. 

 

Para alumbrar el camino que representa la transformación digital de Recursos Humanos, las siguientes líneas harán foco en las consideraciones que se deben tener para experimentar el cambio de manera correcta con Dynamics 365 for Human Resources como solución, el producto empresarial de Microsoft desarrollado para administrar el talento de acuerdo al contexto actual, aplicable tanto por los departamentos de RR. HH. de compañías con plantillas numerosas como en agencias de personal. 

 

La realidad digital exige replantearse todo entre el reclutamiento y la forma de ver al candidato. 

 

Según cifras de la consultora IDC (2018)solo el 23 de las empresas comenzó el proceso de transformación digital. 

 

Desafíos de RR. HH. en la era digital 

 

Ante la necesidad de transformación que tienen hoy tanto profesionales como empresas, la función de Recursos Humanos adquiere relevancia como motor de cambio, a lo que debe sumársele toda una hilera de retos que van de lo tecnológico a lo cultural. 

 

  • Adoptar nuevos modelos de selección 

 

Si los profesionales y los canales han cambiado, la forma de atraer a los candidatos también debe cambiar, más aún cuando el mercado muestra una intensa guerra de talentos. El uso de redes sociales como LinkedIn, herramientas colaborativas y la analítica han puesto sobre la mesa nuevas problemáticas que demandan profesionales con ciertas competencias digitales para dar con los mejores perfiles. 

 

  • Mejorar la experiencia del candidato (employee experience) 

 

El concepto parte de las técnicas de marketing para mejorar la experiencia del usuario. Busca mejorar los indicadores de retención del talento, a partir de una relación cultivada a través de los distintos canales online y offline habilitados en la empresa. En este punto vale la pena preguntarse cómo se pueden adaptar los métodos de trabajo a la realidad digital. 

 

  • Digitalizar cada vez más funciones 

 

Aunque suena paradójico que un área enfocada en las personas se digitalice, este hecho abre las posibilidades de incorporar nuevas prácticas al campo como la gamificación (dinámicas de juego para adquirir hábitos o conocimientos en entornos no lúdicos). También tiene que ver con la automatización de distintas tareas para aumentar la efectividad frente al cúmulo de información a tratar. 

 

Evaluación de la gestión 

 

Con el objeto de encarar los retos de RR. HH. en la era digital y salir galopante en un mundo donde los números testifican todo, se precisa realizar un diagnóstico de la gestión del área antes de implementar nuevas soluciones informáticas; esto para conocer el estado de situación y ratificar la necesidad y sentido de la transformación. 

 

El estudio del desempeño está sujeto a determinadas métricas, cuyo monitoreo es posible gracias a herramientas digitales concretas y pueden referirse a diversas subáreas de RR. HH. como atracción y selección, remuneración e incentivos, formación y capacitación, compromiso y satisfacción, desempeño y seguridad laboral. 

 

Como es de inferir, los indicadores a evaluar deben depender del tipo de empresa, madurez, objetivos y contexto; no obstante, un análisis adecuado por lo general incluye los siguientes: 

 

Tiempo y costo de contratación 

¿Existen cuellos de botella que retrasan e incrementan el costo de contratación? 

 

Tiempo de vacantes no cubiertas 

¿El grado de dificultad para obtener el talento afecta el tiempo que está sin cubrir una vacante? 

 

Tasa de retención 

¿La cifra habla de estabilidad laboral o se trata de una organización donde nadie quiere quedarse? 

 

Porcentaje de salarios según el mercado 

¿El nivel de salario ofrecido es competitivo y atractivo para las personas? 

 

Índice de rotación de personal 

¿La rotación de la plantilla es inferior o superior al 5%? 

 

Índice de ausentismo 

¿La cifra indica tendencias sintomáticas del trabajador o del funcionamiento de la empresa? 

 

Tiempo para cumplir objetivos 

¿Los colaboradores muestran progreso a través del tiempo y la formación brindada por la compañía? 

 

Índice de accidentabilidad 

¿Qué tan cerca se está de cero y con qué frecuencia se altera la cifra? 

 

Sobre Recursos Humanos recae la gran responsabilidad de mejorar permanentemente la organización mediante las personas. Hacer evaluaciones oportunas ayuda a mantener el rendimiento del área y, en consecuencia, de la empresa, así, en el camino es clave estudiar los indicadores correctos y, aunque se requiera un esfuerzo extra por comprender la realidad digital, asimismo lo es cambiar el enfoque para ajustarse y encontrar a quienes verdaderamente tienen la capacidad de aportar valor al negocio en el largo plazo. 

 

Social recruiting 

 

En los últimos años ha cobrado fuerza el concepto de social recruiting, que se trata de la búsqueda de candidatos potenciales utilizando las redes sociales como canal. Esta práctica junto con la del reclutamiento colaborativo, en la que se involucra a los colaboradores de la empresa a formar parte del proceso de selección, supone un triple beneficio: para el personal consultado, el candidato y la organización. 

 

Antes de la existencia de la contratación digital, las compañías con plantillas numerosas debían hacer un esfuerzo titánico para mantener ordenada y disponible la información en campañas complejas, como las realizadas cuando se abren establecimientos grandes en nuevas ciudades. En esa época era impensable realizar entrevistas a todos los candidatos que se presentaban en masas; mucho menos cotejar y verificar la avalancha de datos disponibles. Ni hablar de los costos asociados a esos procesos interminables de selección, de manera que el social recruiting ha venido no solo a establecer un nuevo orden, sino, debido a la integración que admiten las plataformas, a preparar el campo para incorporar distintas herramientas como las analíticas para elevar la eficiencia y cumplir el objetivo a cabalidad. 

 

Las herramientas para la práctica del social recruiting que más fuerza tienen en el mercado se basan en LinkedIn, Skype, la página web corporativa y aplicaciones especializadas como Microsoft Dynamics 365 for Human Resources, cuyo poder de integración hace posible centralizar datos de variadas fuentes. Para una mayor efectividad es importante apalancar estos instrumentos o canales a una estrategia de employer branding (gestión de marca como empleador), lo que permite mejorar sustancialmente la comunicación y la capacidad de atracción.  

 

Social recruiting, contratación colaborativa, talent analyticsemployee experience, employer branding son conceptos que han nacido gracias a la transformación digital. 

 

En 2018, LinkedIn superó los 500 millones de usuarios en el mundo, el 40 % accede a diario. 

 

Microsoft Dynamics 365 for Human Resources

 

Para un departamento de Recursos Humanos estancado en 2008, adoptar una tecnología como Microsoft Dynamics 365 for Human Resources puede significar una verdadera transformación; no obstante, para que así ocurra, la explotación de la tecnología debe ser planificada.  

 

Como se dijo al principio, no todo se trata de inversión, sino también de habilidades. La buena noticia es que la plataforma de la firma de Redmond brinda un entorno familiar que facilita el desempeño y motiva a usar cada agregado de la solución.  

 

En contraste con las prácticas tradicionales, al emplear Microsoft Dynamics 365 for Human Resources, los profesionales pueden llegar a perfiles increíblemente específico en cuyas dinámicas no figura la de buscar trabajo a través del periódico. Esto es posible gracias a la integración de distintas fuentes de datos y un insuperable poder de segmentación que acelera las contratacionesPara lograr lo mencionado, Microsoft Dynamics 365 for Human Resources se sirve de Azure Active Directory, Office 365, LinkedIn, Skype, sistemas de RR. HH. para mejorar la movilidad interna y otras aplicaciones que soportan ser vinculadas. 

 

Las ventajas y beneficios que la solución produce sobre el área de RR. HH. impactan la incorporación, participación y crecimiento del colaborador; igualmente, mejoran la efectividad del departamento, lo que se puede experimentar al centralizar perfiles que resalten aptitudes y experiencia; automatizar las labores de rutina, como el pago de remuneraciones y prestaciones; controlar las bajas y ausencias para que el equipo pueda priorizar las iniciativas; verificar aspectos legales y de cumplimiento, como aquellos que afectan la seguridad y la salud en el trabajo; gestionar capacitaciones o procesos de formación; también ascensos y promociones. 

 

Microsoft Dynamics 365 for Human Resources fundamenta sus funcionalidades de tres modos: 

 

Attract (atraer) 

 

Dirigido a encontrar, captar, preseleccionar y contratar al talento correcto mediante la integración con LinkedIn y la configuración de experiencias personalizadas. Por medio de paneles interactivos, Attract permite filtrar y seleccionar a los candidatos de acuerdo a evaluaciones de aptitud, personalidad y cultura, lo que admite comparaciones para tomar la decisión correcta. Además, facilita la optimización del proceso de entrevistas, las cuales, con la ayuda de Skype, pueden ser llevadas a cabo en cualquier punto geográfico, sin que se afecte el costo de contratación. 

 

Onboard (a bordo)  

 

Una vez realizada la contratación, Onboard permite dar la bienvenida al nuevo talento y trabajar para aumentar su compromiso mediante guías de incorporación personalizadas, lo que facilita las tareas administrativas y ayuda a incrementar la satisfacción del colaborador como cliente interno. En este apartado se incluye lo relativo a pagos, declaraciones y todo aquello que intervenga en la experiencia del empleado. Onboard busca garantizar el éxito del talento y la permanencia de este por largo tiempo en la organización. 

 

Core HR (recurso humano central) 

 

Partiendo del concepto del software tradicional de gestión de recursos humanos, Core HR aloja la información del personal en un solo lugar. Esto permite una mayor planificación y dar seguimientos apropiados para reducir riesgos. Esta sección de la solución permite crear una experiencia conectada del empleado, crear programas que optimicen costos y proporcionen un impacto empresarial. El alto rendimiento, tanto del departamento como del personal, es el norte de Core HR para mejorar los indicadores del área. 

 

Claramente una regla de oro para alcanzar el éxito empresarial se basa en la gestión del capital humano. En manos del talento está la posibilidad de lograr los resultados planificados y consolidar el proyecto corporativo, por lo tanto, aquellos elementos que permitan mejorar las prácticas asociadas al área deben ser tratados con un valor especial en la organización. Si las tecnologías han impulsado cambios en todos los sectores de la vida, es de suponer que rezagar los Recursos Humanos representa un riesgo sobre el negocio. 

 

En conclusión, para que el área de RR. HH. experimente una transformación digital genuina, es imperativo saber a profundidad cómo es la gestión del área en la compañía; revisar los números y cuestionarse los procesos en un gran paso. Conocer el estado de situación resaltará las faltas para, luego de la implantación de Microsoft Dynamics 365 for Human Resources, optimizar las labores en un marco de innovación favorecer enormemente a la organización. 

Por lo general, en una organización se opta por implantar Business Intelligence (BI) para apoyar a los sectores de marketing y finanzas; no obstante, en los últimos tiempos el alcance de esta solución ha desplegado para el área de los recursos humanos todo un abanico de posibilidades para optimizar la administración de personal y hacer de la empresa un modelo de gestión en este aspecto. 

 

Los desafíos que el sector de los RRHH debe afrontar se han ido transformando conforme avanzan los mercados y los colaboradores denotan cambios generacionales. Frente al dinamismo del entorno, la retención del talento es una regla de oro para alcanzar el éxito empresarial. Para adecuarse a la realidad con mayor agilidad y atractivo para los profesionales y diversos públicos, la gestión de capital humano debe abordar cuestiones como el reconocimiento a las diversidades y la inclusión; nuevos modelos retributivos; cambios en las formas de trabajo; seguridad de la información, y la globalidad del talento. 

 

Comúnmente, los departamentos de recursos humanos acumulan una cantidad extensa de datos sobre las personas, información que cubre todo el ciclo de vida de éstas en la organización. Este cúmulo de datos puede contener desde la dirección hasta el uso del tiempo y los recursos que cada miembro de la compañía emplea durante su desempeño, por lo que saber analizar y explotar el conocimiento generado a partir de la solución BI en beneficio del negocio significa una revolución corporativa. 

 

 

Business Intelligence facilita enormemente la recopilación y análisis de datos sobre los empleados. Ofrece un conocimiento profundo sobre la empresa y sus colaboradores, y tiene la capacidad de predecir resultados. Entre la multiplicidad de datos que se admiten manejar con BI resaltan, por ejemplo, el rendimiento de un trabajador; promociones o ascensos; tendencias salariales; competencias individuales; formación realizada; uso de recursos; tiempo y costo de reclutamiento, etc. Puede predecir resultados sobre productividad o el tiempo que permanecerá alguien en la compañía. Trascender de la llana emisión de hojas de cálculo a un análisis adecuado ayudará a alinear estratégicamente a los trabajadores con los objetivos corporativos. 

 

De hecho, las posibilidades que para el departamento de RRHH supone BI y la conjunción con otros conceptos analíticos relacionados entre sí (big data, KPI, cuadros de mando) han dado paso al término talent analytics, tendencia emergente cuya inversión ya es priorizada por algunas grandes empresas para retener a los mejores trabajadores, aquellos que toman mejores decisiones y generan valor. 

 

Superar los retos de la analítica enfocada en el talento e integrada al resto del negocio es, sin duda, una de las mayores misiones del área de recursos humanos para elevar su protagonismo en la organización y participar activamente en su mejora 

Las tecnologías de información han generado en los últimos años cambios muy significativos en la gestión de las empresas. Los departamentos de Recursos Humanos, bien sea en compañías grandes, medianas o pequeñas, constituyen una de las áreas con beneficios más tangibles.  

 

La implementación de sistemas ERP (Enterprise Resource Planningha permitido optimizar la gestión del capital humano de una manera que el típico Excel no hubiese podido logrardejando integrar y controlar todas las funciones del área a favor del mejoramiento organizacional y la creación de valor. Un ERP de clase mundial como Microsoft Dynamics aprovechado a cabalidad otorga el poder para manejar con precisión todo el ciclo de vida de la gestión de un empleado, desde el reclutamiento hasta la terminación de la relación laboral. El módulo de gestión de Recursos Humanos de esta plataforma aporta un conocimiento minucioso sobre la situación de los talentos y los instrumentos estratégicos necesarios para desarrollarlos en función del cumplimiento de los objetivos de negocio. 

 

Algunos de los beneficios que contar con el sistema adecuado son: 

 

Atracción y retención de talentosCon ERP es posible gestionar campañas de reclutamiento, detectar carencias o aptitudes de colaboradores actuales o potencialesasí como administrar y hacer seguimiento a los cursos destinados al desarrollo y formación del capital humano; inclusive, aplicar cuestionarios o encuestas. 

 

Manejo efectivo de nómina y retribuciones: Los módulos de Dynamics permiten gestionar de forma automática los sueldos con base en los datos del trabajador sobre sus tareas y asistencia; calcula deducciones, impuestos y compromisos sociales; proporciona estadísticas y envía la información al sector de contabilidad. 

 

Claridad en la visión general de la empresa: Los departamentos de RR.HH, a partir del empleo de un ERP, pueden visualizar con más facilidad las jerarquías de posiciones y los cargos dentro de la organización; de igual forma, las asignaciones basadas en matrices y proyectos, a fin de estudiar los cambios demandados por las necesidades del negocio. 

 

Fácil almacenaje y acceso a la informaciónLa plataforma provee los medios para registrar y acceder con rapidez a la información histórica de los trabajadores relacionadas con su proceso de selección, formación y desarrollo, capacidades, competencias, dirección de habilidades, niveles de salario, datos personales, etc. 

 

Seguimiento y control de rendimiento: El sistema adecuado facilita la evaluación de la productividad de cada empleado mediante la cuantificación del tiempo y las actividades que generan resultados positivos para la empresa, así se puede determinar el costo real de las operaciones de cada colaborador (horas-hombre) y trabajar en su efectividad.  

 

Una gestión óptima del talento humano no provee otra cosa que beneficios para la organización y trabajadores más comprometidos con la misión empresarial. Las tecnologías de información contemporáneas proporcionan las herramientas clave para ejercer este criterio. 

Cuando hablamos de Recursos Humanos y Business Intelligence (BI) todavía muchas empresas no entienden la relación. Y es que hay industrias en que resulta familiar hablar de procesos automatizados y análisis predictivo, sobre todo en manufactureras o firmas financieras. Sin embargo, en general, el sector de RR. HH. registra un rezago en materia tecnológica que lo mantiene aún alejado de las bondades de BI.

 

El concepto de Business Intelligence se refiere al uso de tecnologías para la recopilación, integración, análisis y presentación de datos e información para orientar la toma de decisiones. BI ofrece la información para que el usuario, basándose en estadísticas guardadas, lleve a cabo una acción determinada.

 

Cuando una nueva nave industrial debe ser ocupada o, quizás, una petrolera debe echar a andar una refinería, con seguridad los responsables de RR. HH. sentirán una enorme presión. No es para menos. Cientos de candidatos deberán responder a una serie de requerimientos que, si no son bien manejados, pueden afectar la productividad y el éxito empresarial. De allí que los esfuerzos por disponer de la tecnología para encontrar a las personas correctas apunten a la vanguardia y a la innovación. Más aun, considerando lo cambiante del mercado laboral.

 

Recursos Humanos y Business Intelligence

 

En entornos con plantillas de colaboradores numerosas, tener a mano soluciones basadas en inteligencia de negocios ayuda a optimizar considerablemente las labores de RR. HH. Al punto de posicionar a la empresa como referente en cuanto a la calidad de sus procesos de contratación. Las áreas de aplicación donde los beneficios de BI se pueden materializar son tres. Si se observa bien, cubren todas las funciones del departamento.

 

  1. Planificación y control del talento: sistemas de planificación de turnos de trabajo y monitoreo de tiempo y asistencia.
  2. Administración de personal: implica pagos y manejo de nómina, así como la gestión de compensaciones y beneficios.
  3. Gestión del talento en todo su ciclo: desde la selección e incorporación de la persona hasta el desarrollo y evaluación del rendimiento.

 

Cuadros de mando en RR. HH.

 

Por medio de tableros personalizados se puede ver todo lo concerniente al personal para tomar decisiones informadas y facilitar procesos de negocio en distintos niveles. Por lo general, lo que más buscan visualizar los responsables de RR. HH. en los paneles son:

 

  1. Costos (evolución, perfil, nivel, demografía)
  2. Plantilla (estructura laboral y rotación)
  3. Absentismo (situación e impacto económico, causas, predicción)
  4. Gestión (formación del talento, alineación con objetivos de negocio)

 

Lo que se quiere alcanzar es un control en los procesos de la A a la Z, a la vez que se favorecen los indicadores clave. Dado que es imposible saber cuándo pueda surgir un inconveniente o alguna dirección requiera un dato en particular, es preciso que el sistema empleado integre herramientas analíticas que permitan convertir tareas engorrosas en fáciles y rápidas consultas. Asimismo, que evolucionen hasta incorporar inteligencia artificial. Con el análisis predictivo es posible conocer cuánto tiempo se estima que esté un trabajador en un puesto. También si la tasa de ausencia laboral aumentará en una temporada específica.

 

Encontrar a las personas correctas es la gran labor de RR. HH; mantener un marco de eficiencia que impacte el proyecto empresarial, la de BI.

 

Microsoft Dynamics 365 Human Resources

 

Microsoft Dynamics 365 Human Resources es el módulo en RR. HH. ubicado en la suite empresarial Dynamics 365 creado especialmente para potenciar a los equipos de trabajo y apoyarlos en su crecimiento dentro de la organización. Conozca más y transforme su gestión: si sus empleados triunfan, también triunfa su negocio.